Często zadawanym przez Kierowników basenów pytaniem jest kwestia zarządzania grupą osób korzystających z usług obiektu od strony systemu ESOK. Na proces ten składa się przede wszystkim sprzedaż biletów, wejście do poszczególnych stref, korzystanie z szafek basenowych, aż wreszcie rozliczenie grupy.
Dzięki dobrze zaprojektowanemu i funkcjonującemu systemowi ESOK, obsługa grup będzie prostsza i szybsza niż się wydaje.

Spróbujmy przeanalizować najlepsze rozwiązanie dla procesu zarządzania grupą.
Sprzedaż biletów dla grup może odbywać się on-line (przez internet), lub też bezpośrednio w kasach obiektu. Często jest to realizowane za pomocą umów podpisywanych z podmiotami gospodarczymi, szkołami, itp. na dany okres, dla odpowiedniej ilości osób, z możliwością korzystania z basenu w danych terminach i godzinach. Ale tu wchodzimy w kwestię rozwiązań abonamentowych , które będą tematem naszych kolejnych rozważań. Wróćmy więc do rozliczania grup.
Załóżmy, że grupa jednak kupuje bilety w kasie obiektu.
Jeżeli jest to grupa osób, które nie będą korzystać indywidualnie z dodatkowych atrakcji obiektu, np. sauny, mokrego baru, itp. - np. grupa dzieci z opiekunem - bardzo dobrym rozwiązaniem jest przekazywanie przez kasjera jednego transpondera w formie zegarka (biletu) tylko opiekunowi grupy. Zmniejsza to prawdopodobieństwo zagubienia "zegarków" przez dzieci, przyspiesza obsługę i rozliczenie grupy. Grupa wchodzi do strefy albo przez kołowrót, który przy sprzedaży został automatycznie zaprogramowany na ilość obrotów równej ilości osób w grupie, albo przez bramkę uchylną.

Otwarcie szafek w szatni odbywa się za pomocą zbiorczych sterowników z czytnikami pracującymi w systemie on-line/of-line.
Jeden czytnik-sterownik obsługuje rząd szafek w ilości do 32 drzwiczek. Najważniejszą cechą sterowników szafkowych, jest możliwość przyporządkowania i nadania uprawnień na "zegarek" opiekuna, do otwarcia dokładnie takiej ilości szafek, jaką liczy sobie grupa. Otwarte zostaną szafki obok siebie, w danym rzędzie. Dodatkowo czytniki szafkowe posiadają wyświetlacze, na których pokazane są numery szafek. Urządzenia te, wyposażone są w awaryjne podtrzymanie zasilania (w przypadku braku zasilania nadal funkcjonują), mogą też pracować w systemie on-line, z możliwością przejścia w tryb of-line.

Korzystanie z obiektu przez osoby z grupy wygląda tak samo, jak Klientów indywidualnych. Jednak z racji tego, że osoby te nie posiadają "zegarków", nie mogą korzystać z dodatkowych usług, tj. mokrego baru, sauny itp. W grupach, które chcą mieć taką możliwość, najczęściej każda osoba otrzymuje zegarek, i albo indywidualnie zostaje jej doliczona opłata za dodatkowe usługi, albo jest to po prostu zawarte w cenie, np. tzw. "otwarty bar".

Przy wyjściu z obiektu, opiekun grupy oddaje swój transponder w formie zegarka kasjerowi. Kasjer zbliża "zegarek" do czytnika kasowego, system automatycznie nalicza dodatkową opłatę, jeżeli taka jest wymagana. Po uregulowaniu należności, grupa opuszcza obiekt.

Powyższe rozwiązanie jest najszybszą i najbardziej dokładną formą rozliczania Klientów grupowych. Zapraszamy do kontaktu w kwestii prezentacji takich rozwiązań.